Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 (Art. 40).

Cos'è la dichiarazione sostitutiva di certificazioni (Art.46)

La sostituzione, da parte di un cittadino, di certificazioni attestanti alcuni dati o requisiti che lo interessano, con una propria dichiarazione firmata. Non occorre che la firma sia autenticata.

Cos'è la dichiarazione sostitutiva di atti di notorietà (Art.47)

La sostituzione, da parte di un cittadino, con propria dichiarazione dell'atto di notorietà, concernente stati, qualità personali o fatti dei quali ne sia a diretta conoscenza. La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà può riguardare anche stati, qualità personali o fatti relativi al altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza, purché resa nel proprio interesse.

Chi può utilizzare la dichiarazione (art. 3)

1. Tutti i cittadini italiani e dell'Unione Europea;
2. I cittadini non appartenenti all'Unione, ma regolarmente soggiornanti in Italia, limitatamente agli stati, fatti o qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero;
3. I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante;

Al di fuori dei casi indicati nei precedenti punti 2 e 3 gli stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata dall'autorità consolare italiana che ne attesta la conformità all'originale, dopo aver ammonito l'interessato sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti non veritieri.

Che cosa si può dichiarare

Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:

• data e il luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• stato di famiglia;g) esistenza in vita;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
• iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti;
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
• di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
• di non essere l'ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Art.77 - bis

Le autocertificazioni possono essere presentate anche nelle procedure di aggiudicazione e affidamento di  opere pubbliche o di pubblica  utilità, di servizi e di forniture, ancorché regolate da norme speciali. Le dichiarazioni sostitutive devono,comunque, contenere tutti i dati indicati nei certificati e nei documenti che si  intendono sostituire.

Casi di esclusione (art.49)

Non possono essere sostituiti da dichiarazione o da autocertificazione:

• Certificati medici, sanitari o veterinari
• Certificati di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti.

Dove utilizzare la dichiarazione sostitutiva di certificazione o di atto di  notorietà

L' autocertificazione e la dichiarazione sostitutiva di notorietà è utilizzabile nei rapporti con le amministrazioni pubbliche cioè con tutti gli Uffici:

• delle amministrazioni dello Stato, compresi tutti gli istituti di ogni ordine e grado e le istituzioni universitarie
• delle Regioni
• delle Province
• dei Comuni
• delle Unioni dei Comuni
• delle Camere di Commercio
• degli enti di diritto pubblico compresi gli enti pubblici economici
• delle aziende che gestiscono pubblici servizi (Enel, Telecom, Aziende del gas, Poste, Trasporti ecc).

La dichiarazione sostitutiva di notorietà può essere utilizzata anche nei rapporti con i privati (Banche, Assicurazioni, ecc.), non può contenere manifestazioni di volontà (impegni, accettazioni, rinunce, procure) e deleghe configuranti una procura.

La firma sulla dichiarazione deve essere autenticata, con conseguente pagamento dell'imposta di bollo , soltanto se rivolta a privati, mentre se rivolta alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi è sottoscritta davanti all' impiegato addetto o inviata con la fotocopia del documento d'identità del la persona che ha firmato.

L'autocertificazione e la dichiarazione sostitutiva non possono essere usate nei  rapporti con l'autorità giudiziaria.

La pubblica amministrazione e i privati ai quali si presenta l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva possono procedere ai controlli sulla veridicità di quanto dichiarato. In caso di dichiarazione falsa, il dichiarante decade dai benefici ottenuti e viene denunciato all’autorità giudiziaria.

Modalità di invio e sottoscrizione (art. 38)

Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni non necessitano dell'autenticazione della firma e possono essere inviate alla pubblica amministrazione anche tramite il fax o per via telematica.

Le dichiarazioni dell'atto di notorietà necessitano dell'autentificazione della firma. e possono essere trasmesse come di seguito indicato:

• Per fax: è sufficiente compilare il modulo sottoscritto dall'interessato ed allegare copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore;
• Per via telematica: Le dichiarazioni sono valide se sottoscritte mediante firma digitale, basata su di un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato, e generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura, ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta  di identità elettronica;
• Direttamente presso gli Uffici della Pubblica Amministrazione sottoscrivendo il modulo alla presenza del Dipendente addetto ovvero sottoscrivendo il modulo allegando allo stesso copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore;
• Per posta ordinaria inviando il modulo sottoscritto e allegando copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore;

Le dichiarazioni sostitutive sono esenti da bollo salvo che le stesse non siano rese all'interno di una istanza soggetta a bollo.